Crisismanagement: wat moet je als ondernemer regelen?
Een brand, cyberaanval, langdurige stroomstoring of ernstig ongeval: een crisis kan ieder bedrijf treffen. Ondernemers zijn niet in alle gevallen wettelijk verplicht om een uitgebreid crisismanagementplan op te stellen. Wel gelden er verschillende regels die bepalen wat een ondernemer moet regelen om de veiligheid van werknemers, klanten en andere betrokkenen te beschermen.
Risico's vooraf in kaart brengen
Voor bedrijven met personeel vormt de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) een belangrijk uitgangspunt. Hierin worden de risico's binnen de organisatie vastgelegd en wordt beschreven welke maatregelen nodig zijn om deze risico's te beperken. Ook calamiteiten en de manier waarop werknemers daarmee moeten omgaan, verdienen daarbij aandacht. Daarnaast moet een werkgever zorgen voor voldoende bedrijfshulpverlening (BHV), zodat bij bijvoorbeeld brand of een ongeval snel kan worden gehandeld.
Een uitgebreid crisisplan is voor de meeste ondernemingen niet als algemene wettelijke verplichting voorgeschreven. Toch kan het verstandig zijn om vooraf na te denken over verschillende scenario's. Wat gebeurt er als het bedrijfspand plotseling niet toegankelijk is? Wie neemt beslissingen als de eigenaar uitvalt? En hoe kunnen medewerkers, klanten en leveranciers worden bereikt als de gebruikelijke communicatiemiddelen niet beschikbaar zijn?
Communicatie tijdens een crisis
Juist tijdens een calamiteit is heldere en snelle communicatie belangrijk. Werknemers moeten weten wat er aan de hand is en wat er van hen wordt verwacht. Ook klanten en andere relaties kunnen behoefte hebben aan actuele informatie. Daarvoor kunnen verschillende communicatietools worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan e-mail, sms, een website, sociale media of interne communicatieplatforms. Bij grotere organisaties zie je regelmatig dat crisiscommunicatie wordt verzorgd via Netpresenter. Dat systeem kan belangrijke informatie direct op verschillende schermen en andere communicatiekanalen binnen een organisatie tonen, zodat iedereen snel op de hoogte is.
Niet iedere crisis is hetzelfde
Welke maatregelen nodig zijn, hangt sterk af van het soort onderneming. Een winkel met een fysieke locatie heeft met andere risico's te maken dan een volledig digitaal bedrijf. Ook kunnen specifieke sectoren aanvullende wettelijke eisen kennen. Denk bijvoorbeeld aan ondernemingen die met persoonsgegevens, gevaarlijke stoffen of kritieke infrastructuur werken. Soms geldt ook een meldplicht, zoals het informeren van de Nederlandse Arbeidsinspectie na een ernstig arbeidsongeval en het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een alternatieve werkplek achter de hand
Een crisis hoeft niet alleen binnen de organisatie zelf te ontstaan. Ook een kantoorlocatie kan tijdelijk onbruikbaar worden door bijvoorbeeld een brand, stroomstoring of andere calamiteit. Daarom is het verstandig om vooraf te bedenken waar medewerkers hun werkzaamheden kunnen voortzetten als hun vaste werkplek niet beschikbaar is. Een flexwerkplek kan in zo'n situatie een tijdelijke en praktische oplossing bieden.
Goed crisismanagement draait niet alleen om het reageren op een calamiteit. Door risico's in kaart te brengen, verantwoordelijkheden vast te leggen en communicatietools klaar te hebben, kun je sneller en gecontroleerder handelen als er iets misgaat.